Jak evidovat dokumenty v SharePoint online pojištěné proti smazání?

Naši klienti často požadují zajímavou funkci a to: „Chceme tam soubory nahrávat, chceme je upravovat, ale nechceme mít možnost je smazat…“ ať už to chtějí pro jistotu, nebo pro kohokoliv jiného ve firmě.

Tento požadavek přišel opět nedávno, a tak jsme se rozhodli udělat takovou kličku. Nastavili jsme automatický proces, který vezme soubor ze složky, kam má uživatel přístup a možnost úprav i mazání a zkopíruje soubor, který je tam nahrán, do složky kam uživatel má právo jen nahlížet. Tím zajistíme, že soubor mohu nahrát ale nemohu odstranit (náhodou, nebo záměrně).

Postup jak na to a na co si dát pozor?

Celá logika je v tom, že nastavíme Flow, které bude kopírovat soubory z jedné složky (kam moji uživatelé mohou zapisovat), do jiné složky, kam se mohou moji uživatelé jen dívat.

Pozor si musíme dát hlavně na to, abychom měli správnou licenci Microsoft Flow. Flow Free provádí proces jednou za 15 minut! Tudíž nelze provádět náhodné testy několikrát za sebou.

1. Nejprve vytvoříme dokumentovou knihovnu, kam nikdo z mých uživatelů nesmí zapisovat a může jenom číst.
2. Následně vytvoříme patřičné složky, kam budou uživatelé nahrávat soubor, potřebné k naší „pojistce“.
3. Poté půjdeme do aplikace Flow kde uděláme naší automatizaci.

Nastavení Flow

Celé Flow je pak opravdu snadné, stačí si jen dát pozor, abychom měli vybrané správně knihovny a weby SharePoint.

Potřebujete-li nastavit nebo pomoci s jakýmkoliv jiným procesem, nebo automatizací, dejte vědět. Rádi Vám pomůžeme a nastavíme vše na míru. Jendou a provždy.